Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat
jetzt zum ersten Mal Grundsätze zur Bilanzierung und den Abzug von
Kosten für betriebswirtschaftliche Unternehmenssoftware umfassend
geregelt.
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Düsseldorf. ERP-Software (Enterprise
Resource Planning Software) wird zur Optimierung von Geschäftsprozessen
eingesetzt und ist meist aus mehreren Modulen z.B. für Fertigung,
Finanzen, Logistik, Personal oder Vertrieb zusammengestellt. Sie ist
aus den meisten Unternehmen schon nicht mehr wegzudenken. Der Erlass
regelt Begriffe, Art und Umfang des steuerlichen Wirtschaftsgutes,
Anschaffung, Herstellung, Abschreibung und sofort abziehbare Kosten für
diese Art der Software.
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Zunächst stellt das BMF fest, dass es bei
ERP-Software um ein einheitliches Wirtschaftsgut geht, das als
Anlagevermögen zu aktivieren und über 5 Jahre hinweg abzuschreiben ist,
und zwar auch dann, wenn
es aus mehreren verschiedenen Modulen besteht, die von verschiedenen
Herstellern oder zu verschiedenen Zeitpunkten angeschafft worden sind.
Damit wird der Raum für sofort absetzbare Kostenteile von vorne herein
eingeschränkt.
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Auch bei der Frage, ob die Installation
und Integration, d.h. die Implementierung, durch eigene Mitarbeiter des
Unternehmens zu sofort absetzbaren Herstellungskosten führt, nimmt das
BMF den rigiden Standpunkt ein, dass das bestellende Unternehmen
dadurch noch nicht selbst zum „Hersteller“ wird, sondern es bei einer
aktivierungspflichtigen Anschaffung bleibt.
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Planungs-, Implementierungs-, und
Schulungskosten der eigenen Mitarbeiter für die Programmanpassung und
Anpassungskosten, aus denen nicht neue wesentliche Funktionen der
Software mit eigenem Programmierungsaufwand entstehen, zählen zu den
Anschaffungskosten.
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Soweit das Unternehmen hingegen
wesentliche Änderungen am Programmquellcode durchführt, liegen eigene,
sofort abziehbare Herstellungskosten vor. Nachträgliche Erweiterungen
werden als Anschaffungskosten ggf. mit neuem, länger laufendem
Abschreibungszeitraum bewertet.
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Sofort abziehbar sind Aufwendungen, die
als so genannte Vorkosten vor der Kaufentscheidung anfallen, Kosten der
üblichen Anwenderschulung für die Benutzung der ERP-Software,
Wartungskosten aufgrund von Wartungsverträgen sowie
Softwareupdatekosten. Sie bleiben als Erhaltungsaufwendungen sofort
abziehbar, obwohl sie auch Elemente von nachträglichen
Anschaffungskosten enthalten
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Aufwand für Piloteinsätze der Software zu
Testzwecken und die Übernahme von Daten aus Alt- oder
Vorgängersystemen, sog. Datenmigration, ist als Betriebsausgaben sofort
abziehbar. Die ERP-Software ist nach Herstellung ihrer
Betriebsbereitschaft grundsätzlich auf 5 Jahre linear abzuschreiben.
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